La préparation commence avant d'ouvrir l'outil
Préparer un rendez-vous commercial, c’est collecter puis organiser de l’information : qui est l’entreprise, qui est l’interlocuteur, ce qui s’est déjà dit, ce que l’on vient chercher. Un assistant conversationnel peut aider à préparer une synthèse, une trame et des hypothèses. L’exercice ci-dessous utilise une conversation sans connexion à un logiciel commercial ni à des dossiers clients : toutes les informations utiles sont fournies dans le cas fictif.
La préparation de rendez-vous se prête bien à cet usage : la tâche est répétitive, elle brasse beaucoup de texte, et le commercial relit la trame avant d'entrer en réunion. À l'inverse, ce qui engage un prix, un délai contractuel ou un engagement juridique se décide hors de l'outil.
Les six blocs d'information à réunir
Avant d'écrire le moindre prompt, rassemblez une fiche courte, idéalement une page. Les six blocs ci-dessous couvrent l'essentiel d'un rendez-vous de découverte ou de suivi. S'il vous manque un bloc, notez-le comme une question à poser en rendez-vous plutôt que de laisser l'outil combler le vide.
- L'entreprise : secteur, taille approximative, implantation, actualité récente publiée (nouvelle activité, recrutement, ouverture de site).
- L'interlocuteur : fonction, périmètre de décision, personnes associées à la décision, canal de contact préféré.
- L'historique relationnel : échanges précédents, devis en cours, incidents de service, dates clés.
- Le besoin exprimé et son déclencheur : ce que le prospect a formulé, avec ses mots, et l'événement qui l'a poussé à vous contacter.
- Le contexte concurrentiel : solutions déjà en place, alternatives connues, points de comparaison prévisibles.
- L'objectif du rendez-vous : ce que vous voulez obtenir à la fin de l'entretien, formulé comme une prochaine étape concrète.
| Information à réunir | Où la chercher | Usage possible avec l'IA |
|---|---|---|
| Actualité de l'entreprise | Site du prospect, presse professionnelle, publications officielles | Résumer en cinq lignes et proposer trois angles d'accroche |
| Historique relationnel | Outil de suivi commercial, courriels, notes d'appel | Reconstituer une chronologie et repérer les points restés sans réponse |
| Besoin exprimé | Formulaire de contact, compte rendu d'appel | Transformer en six questions de découverte hiérarchisées |
| Objections probables | Retours terrain sur des dossiers comparables | Générer des objections et des réponses courtes à retravailler |
| Objectif du rendez-vous | Votre plan de compte | Proposer deux formulations de prochaine étape à valider |
Ce qui ne se saisit pas dans l'outil
Consigne de base pour cet exercice comme pour vos essais personnels : ne saisissez aucune information confidentielle ni aucune donnée personnelle dans l'assistant. Pas de nom de client, pas de coordonnées, pas de conditions commerciales, pas de contenu couvert par un accord de confidentialité.
Pour cet exercice, décrivez seulement la situation fictive fournie : secteur d’activité, taille de l’entreprise, rôle de l’interlocuteur et objectif du rendez-vous. Pour vos usages professionnels ultérieurs, référez-vous aux consignes internes de votre organisation sur les outils et les informations autorisés.
Exercice : le briefing en vingt minutes sur un cas fictif
Cet exercice se pratique seul, montre en main, exclusivement sur le jeu de données fictif fourni ci-dessous. N'utilisez jamais un dossier client réel, même partiellement modifié. Le travail se découpe en quatre temps de cinq minutes. Temps 1, la collecte : remplir la fiche des six blocs à partir du cas fictif, sans ouvrir l'outil. Temps 2, le prompt : écrire un questionnement structuré en quatre parties — le rôle donné à l'assistant, le contexte tiré de la fiche, l'objectif du rendez-vous, le format de sortie attendu. Temps 3, l'itération : relire la réponse, identifier ce qui manque et corriger le prompt plutôt que de repartir de zéro. Temps 4, l'appropriation : reformuler avec vos mots et noter la trame finale.
Prompt de départ, à adapter. « Tu es un commercial expérimenté dans la distribution de matériel de manutention. Contexte fictif : entreprise de logistique d'environ 80 salariés, deux entrepôts, parc de chariots vieillissant, interlocuteur responsable d'exploitation, premier rendez-vous obtenu après une demande de devis en ligne sur la maintenance. Objectif du rendez-vous : obtenir un audit de parc sur site dans les trois semaines. Produis quatre éléments : une synthèse de la situation en cinq lignes, six questions de découverte classées de la plus ouverte à la plus précise, trois objections probables avec une réponse courte, deux formulations possibles de prochaine étape. Format : listes, 250 mots maximum, ton factuel, pas de superlatifs. »
La consigne de format sert à obtenir une trame facile à parcourir. Vérifiez que la réponse respecte le nombre de questions et la longueur demandés, puis adaptez les formulations à votre manière de conduire un entretien.
Relire, corriger, valider
Une réponse générée est un brouillon, pas un document de travail. Trois filtres de relecture couvrent l'essentiel.
Le filtre d'exactitude : tout chiffre, nom propre, date ou actualité présent dans la réponse mais absent de votre fiche doit être traité comme une hypothèse à vérifier à la source, jamais comme un fait. Le filtre de pertinence : des questions génériques indiquent le plus souvent un contexte trop mince, et la correction porte alors sur le prompt, pas sur la réponse. Le filtre de ton : le vocabulaire doit être le vôtre et celui du secteur du prospect.
Conservez les prompts qui donnent de bons résultats. Disposer de quelques trames éprouvées, une par type de rendez-vous, évite de tout réécrire à chaque dossier.
Lien avec la formation Intelligence Artificielle
Cet exercice reprend deux étapes travaillées dans la formation IA conversationnelle de JMG CONSULTING : repérer les situations de vente où l'IA apporte une plus-value, puis rédiger et améliorer des prompts. Le programme détaillé est consultable sur le site de l'organisme.
Sources et ressources
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